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大连市住房公积金管理中心数字档案管理系统

大连市住房公积金管理中心建设的数字档案管理系统的一大亮点是系统将触角延伸到了前台业务,利用档案信息收集系统,将前台业务产生的票据实时进行数字化处理并编目移交管理,极大方便了业务数据脱离纸质原件的网络利用,能够做到随时产生随时利用,同时也提升了本单位信息化建设的水平。

数字档案管理系统除了实时管理业务档案,同时它以组织机构为基础层管理其他类的档案信息,包括文书档案、声像档案、照片档案等,各类档案的管理均包括目录级和原文级两类。各类档案的管理完全符合国家档案局、辽宁省档案局的各类档案管理规范与标准。

一、功能介绍

借阅申请

对于具有系统使用权限的用户来说,并不一定是对所有的档案都有查看原文的权利,那么在这种情况之下系统就需要有一套借阅审批流程控制。利用者点击没有查看权限的原文图标便可以向档案管理人员提交借阅申请,在填写了基本信息之后就需要等待档案管理人员的审批。当接收到同意借阅的信息反馈时,利用者便可以对所要查看的原文进行利用,这时的利用分为只读和可下载两种;当接收到的是拒绝借阅的信息反馈时,信息反馈中会包括由档案管理人员给出的被拒绝的理由。

借阅审批

对于具有系统使用权

目录检索(跨年度、跨档案类别检索)

如果当利用者不知道要检索的档案数据是哪一个年度的档案,甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据,系统可以提供跨年度、跨当按类别的检索功能,可让利用者在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间进行档案检索。利用者只需要输入要检索的关键字,即可检索出所需要的档案条目数据及原文数据。

全文检索

系统管理者需要对已扫描挂接完毕的电子文件进行建立索引操作,经过此步骤后,在"档案利用系统"中便可以实现对原文正文内容的全文检索。利用者只需要输入关键字便可对原文信息进行检索。系统中的全文检索模块是档案利用的核心技术,提供全文索引服务,实现对以空格拆分的检索关键短语完成或操作检索。检索结果受权限控制,并能够和借阅审批模块实现无缝连接。



其功能特点

系统提供对基于信息内容与关键字段的逻辑查询与渐进查询等灵活简便的查询方式,满足不同层次用户的查询需要;

档案资源库所有著录字段支持任意词检索、短语检索、句子检索功能;

档案资源库内关联检索和跨数据库关联检索,相关性排序输出;

电子档案文档原版显示与浏览;

用户可以根据需要进行档案著录项的检索、全文检索;

通过和关系数据库接口,实现对档案管理机构以关系数据库为后台的档案借阅等档案综合管理业务系统中数据全文检索,提高信息检索速度;

音频、视频在视频流管理软件支持下实现流方式播放与检索。


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