Aplikasi Sukses Pengenalan OCR dalam Sistem Manajemen Pendaftaran Tanpa Pengisian Formulir Pelanggan

Seperti yang kita ketahui, "pelanggan adalah raja" telah menjadi prinsip yang tak tergoyahkan dalam layanan di berbagai industri. Namun, seiring dengan meningkatnya persaingan sosial, senyuman manis dari karyawan tampaknya tidak lagi memadai untuk membuat "raja" merasa puas. Dibandingkan dengan senyuman, "raja" lebih menilai efisiensi dan hasil. Oleh karena itu, untuk benar-benar mencapai kepuasan pelanggan, kualitas layanan karyawan saja tidak cukup. Perusahaan perlu membangun proses layanan yang efisien dan manusiawi, dan sistem "Manajemen Pendaftaran Tanpa Pengisian Formulir Pelanggan" berbasis Wintone e-YanTong yang baru-baru ini diluncurkan oleh China Unicom, memenuhi kebutuhan mendesak pelanggan akan efisiensi, dan memberi pelanggan pengalaman nilai sebenarnya sebagai "raja".

Kekhawatiran "Raja"

Siapa pun yang pernah membeli kartu SIM tahu, baik itu Globalcom, China Unicom, atau China Unicom's Ruyitong, pelanggan harus mengisi formulir data pribadi yang kompleks saat memproses layanan baru, dan juga harus menyiapkan salinan ID mereka terlebih dahulu. Setelah petugas menerima dokumen-dokumen ini, mereka harus memeriksa dokumen identitas, dan kemudian petugas harus mengetikkan nama pelanggan, nomor ID, alamat, dan data lainnya ke dalam sistem komputer satu per satu. Ini tidak hanya memperpanjang waktu pemrosesan layanan, tetapi juga berisiko terjadinya kesalahan input.

Kesulitan China Unicom

Sebagai operator seluler terbesar ketiga di dunia, China Unicom tentunya menyadari kelemahan dalam proses bisnis ini. Dalam beberapa tahun terakhir, bisnis seluler di China berkembang pesat. Pada tahun 2003 saja, China Unicom menambah 24 juta pelanggan baru, yang berarti mereka harus menangani dan menyimpan 24 juta arsip pelanggan setiap tahun.

Selain itu, dengan prinsip tanggung jawab terhadap pelanggan, operator seperti China Unicom menerapkan sistem pendaftaran nama asli, yang mengharuskan pelanggan mengisi informasi ID secara rinci. Meskipun China Unicom ingin meningkatkan efisiensi kerja mereka, mereka kesulitan menemukan solusi yang lebih baik.

Sistem "Tanpa Pengisian Formulir" yang Menyederhanakan Proses

Setelah mempertimbangkan panjang lebar, China Unicom menyadari bahwa kunci untuk memberikan pengalaman efisiensi kepada pelanggan adalah menyederhanakan proses bisnis mereka. Dari perspektif situasi yang dihadapi China Unicom, penyederhanaan proses utama adalah pengelolaan 24 juta formulir data pelanggan setiap tahun. Dapat dibayangkan, jika formulir-formulir kertas tersebut dapat diubah menjadi dokumen elektronik, maka penyimpanan dan pencariannya akan menjadi jauh lebih mudah. Oleh karena itu, China Unicom memfokuskan perhatian mereka pada teknologi OCR (Optical Character Recognition), dan segera menjalin kemitraan dengan perusahaan terkemuka di bidang OCR, Beijing Wintone, untuk bersama-sama mengembangkan "Sistem Manajemen Pendaftaran Tanpa Pengisian Formulir Pelanggan".

Menggunakan Teknologi OCR Wintone, Sistem Manajemen Pendaftaran Tanpa Pengisian Formulir Pelanggan

Dengan memanfaatkan teknologi OCR yang kuat dari Wintone, “Sistem Manajemen Pendaftaran Tanpa Pengisian Formulir Pelanggan” berhasil mewujudkan pendaftaran tanpa formulir di front-end pelanggan dan digitalisasi arsip data pelanggan (ID dan formulir konfirmasi penandatanganan untuk pendaftaran dan perubahan jaringan pelanggan).

Proses Kerja Sistem:

Sistem ini dilengkapi di setiap jendela layanan pelanggan di front-end dengan pemindai dokumen ID e-YanTong dari Wintone. Ketika pelanggan melakukan transaksi bisnis baru, mereka hanya perlu menyerahkan ID kepada petugas layanan pelanggan untuk dipindai. Sistem akan secara otomatis mengekstrak nama, nomor, dan alamat dari ID pelanggan, serta membuat arsip elektronik untuk pelanggan tersebut.

Pada titik ini, informasi dari ID pelanggan sudah otomatis dimasukkan ke dalam sistem. Petugas hanya perlu melakukan verifikasi singkat dan memasukkan nomor telepon pelanggan. Kemudian, mereka dapat langsung mencetak dokumen konfirmasi untuk pelanggan menandatanganinya.

Dengan menggunakan teknologi OCR dari Wintone dan pemindai berkecepatan tinggi, sistem ini juga dapat melakukan pemindaian terpusat terhadap dokumen tanda tangan pelanggan, mengenali kata kunci dalam dokumen, membangun indeks, dan menyimpannya secara otomatis di server. Hal ini mempermudah pencarian arsip, pendaftaran perubahan, dan pekerjaan administratif lainnya di masa depan.

Untuk memudahkan operasional sehari-hari China Unicom, Wintone juga menambahkan beberapa modul fungsional yang berguna dalam sistem ini. Salah satunya adalah modul analisis dan statistik, yang dapat menghitung jumlah pelanggan baru dalam periode tertentu, atau jumlah pelanggan untuk paket tertentu, dan menampilkannya dalam grafik kurva. Dengan cara ini, China Unicom dapat memantau dengan jelas situasi bisnis dan tren perkembangan pada setiap tahap. Selain itu, sistem ini juga menyediakan fitur cadangan data, pemulihan data, dan langkah-langkah keamanan lainnya untuk meningkatkan keamanan arsip asli pelanggan.

Setelah uji coba selama satu bulan, sistem "Pendaftaran Tanpa Pengisian Formulir Pelanggan" yang menyederhanakan proses ini berhasil diterapkan di China Unicom di Panjin, Liaoning, dan mendapat sambutan positif dari semua pelanggan. Menurut staf China Unicom di Panjin, dulu pelanggan membutuhkan hampir 2 jam untuk menyelesaikan prosedur pendaftaran, namun dengan sistem ini, proses tersebut hanya memakan waktu beberapa menit, secara signifikan mengurangi waktu tunggu pelanggan, mengurangi keluhan pelanggan, dan meningkatkan tingkat kepuasan. Selain itu, fakta bahwa pelanggan kini tidak perlu lagi mengisi formulir untuk membeli kartu SIM China Unicom menjadi hal yang baru dan menarik, yang banyak dibicarakan oleh masyarakat setempat di Panjin.